Vous trouverez ci-dessous les bonnes pratiques relatives à la validation des pièces d'identité.
Généralités
En vue de la validation de l'identité d'un signataire, une pièce d'identité d'un des types ci-dessous - en cours de validité et présentant une piste optique - doit nous parvenir.
Les types de documents acceptés sont :
- la carte nationale d'identité française, y compris dans son nouveau format (émis en 2021) ;
- les cartes nationales d'identité émises par un autre pays membre de l'Union Européenne ;
- les passeports émis par un pays membre de l'Union Européenne ;
- le titre de séjour, uniquement émis par l'Etat français.
Les types de documents refusés sont :
- les permis de conduire.
- les visas.
- les document portant l'une des mentions suivantes : "diplomatique", "de service", "officiel", "spécial", "temporaire" , "provisoire", "d'urgence".
- les documents sans piste optique (MRZ).
La pièce d’identité doit être scannée ou prise en photo dans son intégralité - en couleur - et de la façon la plus nette possible. Elle doit être transmise au format PNG, JPG ou PDF.
Chaque face de la CNI, du titre du séjour ou de la page du passeport doit être bien cadrée, c'est-à-dire qu'il ne doit pas y avoir de bordure autour, ou très peu (un recto ou un verso en plein milieu d'une page blanche ne sera pas reconnu).
Les copies en noir et blanc ou/et les pièces floues seront systématiquement refusées. De plus, si la pièce est tronquée ou que des éléments de la pièce sont masqués, il nous sera impossible de valider l'identité.
Les photographies, scans de photocopies ou copies d'écran sont également refusés.
Photographie de photocopie => refusé
Photographie avec du décor et pas droite, mais toute la pièce est visible => accepté
Carte d'identité d'un pays membre de l'Union Européenne => accepté
Piste optique (MRZ) non lisible => refusé
Passeport européen (la page avec la signature n'est pas nécessaire) => accepté
CNI française format 2021 => accepté
Saisie
Lorsque ces prérequis sont respectés, vous pouvez démarrer la saisie.
L'adresse mail doit être renseignée en minuscule.
Lors de la saisie, la transmission des informations d’identification doit être effectuée de la façon la plus précise possible :
- l'orthographe des noms et prénoms déclarés doit être STRICTEMENT identique entre le dossier et la pièce d'identité (notamment les nom/prénoms composés) ;
- dans le cas d’un nom/prénom composé, les deux noms/prénoms peuvent être séparés par un espace ou un tiret ;
- dans le cas de la présence d’un nom d’épouse, nous vous recommandons de ne faire apparaître que le nom de jeune fille (celui qui apparaît dans la piste optique).
Modalités et délai de validation
Le processus est scindé en deux parties. La première partie est un processus intégralement automatisé qui valide les documents d'identité des clients. Pour que cet automate soit en mesure de correctement valider le document, il convient que la nomenclature suivante soit respectée.
Si vous nous adressez un passeport, nous avons besoin de la page contenant la photo d'identité et les informations d'état-civil (page 2), la page avec la signature n'est pas nécessaire. S'il s'agit d'une carte d'identité ou d'un titre de séjour, nous avons besoin des deux pages, la première étant obligatoirement le recto et la seconde le verso. Ne doivent figurer sur ces pages aucune autre information (ni pastille, ni filigrane apparente, ni annotations). Ces pages ne doivent être ni tronquées, ni floues...
Si l'automate Universign n'arrive pas à valider automatiquement le document, la demande passe en validation manuelle. De ce fait, un opérateur de validation Universign doit manuellement analyser la pièce d'identité. Ce processus de validation manuelle peut prendre plusieurs heures, jusqu'à 24 heures ouvrées (hors week-end et jours fériés).
Une fois qu'un statut a été attribué à votre demande (valide ou invalide), il nous est absolument techniquement impossible de modifier ce statut. En cas d'invalidité, il convient alors de soumettre une nouvelle demande.